会社内の作業効率化。社員の生産性を上げるヒント

独立準備中のみな実です。

最近正式に請負が決まった仕事がグループウェアのカスタマイズの仕事なんです。

サイボーズという有名なグループウェアの製品のKintoneというものを利用する予定です。月額か年額で利用量がかかり、1ユーザーで1,500円ほどかかります。

その中に入れるアプリケーションは、一応パソコンにある程度強い人なら自分でカスタマイズもできるのですが、結局詳細設定をするとなると、IT関係に理解がある人でないとなかなか難しいところがあります。

 

その製品のことはともかく、一番の利用目的は一人一人の生産性の向上です。

生産性が上がらないと、人をいくら雇っても売上は変わりません。人件費は会社にとってできれば作りたくない出費のリスクなので、システム導入で安定して仕事の生産性が最大化されるならそれがいいはずなのです。

 

生産性を上げる必要性を感じること

 

生産性を上げるってなかなか難しいです。

できる限りの仕事量を短時間内で済ませ、社員全員の稼働率を最大化しないといけないのです。

相談いただいた社長さんからは、

  • 社員の増減にかかわらず、結局仕事量は変わらないとわかった
  • 自分の手が空かないのは困る
  • 自分は確認するだけで社員だけで仕事が進んでいる状態が作りたい
  • 確認作業に対するロス時間を減らしたい

というご希望を聞きました。

 

なんの仕事かは伏せておきますが、一般的にもよくあることだと思います。

私のようにIT関係の仕事でも、作業の効率化、進捗の出し方は会社によりまちまちで、どうしても会議やレビューの時間を割いたり、進捗報告をリーダーが読んでリーダーのタスクが山積みということから避けられない会社もあります。

結果的にリーダーや、小規模の会社ならば社長がめっちゃ忙しいということになりかねません。

社長はいつでも余裕を持って戦略を練る立場にいるべきなので、何かトラブルがあった際に動けないのはマズイ状態だと思います。

 

 

 

 

どうすれば生産性が上がるのか?

 

私が過去に経営したことはないのですが、最近よく見ている残業ゼロのAXIAというシステム会社の社長さんの情報発信を参考にしています。→株式会社AXIA

 

その情報としての良いところは

  • 残業が当たり前になりがちなIT会社で残業ゼロ
  • 業務効率化のための社内システムの工夫
  • 生産性を時間内で上げる考え方

 

をよく練っていて実践されているところだと思います。

これは一般の仕事にも当てはめられるので、役に立つこと間違い無いです。

 

ではその業務効率化の考えとして上げられていた要点を書きますと

  1. 仕事の見える化
  2. 仕事の廃止
  3. 仕事の自動化
  4. 仕事の標準化

 

という事でした。

 

まず1なのですが、仕事の見える化が出来ていない会社は意外と多いのです。

特に中小規模だとなかなか追いついておらず、仕事を理解している人に任せきりというパターンが多いです。

これはマニュアル化をする事と、それぞれの作業内容をどこかで一括管理閲覧が出来るようにする必要があります。

 

2は、無駄な作業を全部やめるという事。

作業状況がわからず誰かに聞き回っていたり、進みがわからないので会議を行ったり、仕事の利益が増えない時間は徹底的に省くということ。

省くことで、会社に対する呆れ意識も減るし、「無駄なのになんでやるの?」という反発も無くなるので、意識の高い社員の居心地はよくなります。

3はその名の通り自動化です。

情報を元に自動で書類が作成されたり、自動で進捗がわかるようになったりとかです。
次の標準化に繋がります。

 

4の仕事の標準化は、誰がやっても出来る内容は一定の質が保てるようにすることです。

マニュアルで統一するところでもあるし、自動化によって標準化していくのも良いでしょう。

 

 

 

システム導入で生産性を上げるメリット

 

 

システム導入をすることで一時的な初期費用がかかること、維持費としてお金がかかることを考えると、決して少ない出費とは言えません。

 

ただ、人件費と比べれば、意味のある出費と言えると思います。

システムが人の代わりに計算したり、現在の状況や仕事量、有給の消化量など出してくれたら事務員の手間ってかなり省けるはずなんですね。

一度導入してしまえば、仕事を覚えさせる人的な手間もいらないし、任せていれば良いのです。

 

人件費にかける費用と比べると

  • 仕事の効率化の役割をほぼ全て任せられる
  • メンテナンス時以外、ずっと仕事をしてくれる
  • 会社の資産にすることができる
  • 安定した労働力になる
  • 急に辞めたり、裏切られることがないw

 

など十分にメリットがあります。

それでも人の手が必要になるところももちろんありますが、最小限に抑えられるでしょう。

 

生産性を上げる=社員のやる気を引き出すためには?

 

 

最近は生産性を上げる目的で社員に会社の利益や売上を教えたり、上半期下半期の成績などを出したりしますが、結果を数字で見せるだけでは社員のやる気は出ません。

そもそも、働いた分だけ給料に還元してほしいというのが一般的です。時給で働いているバイトメンバーが売上状況を見たりしても、あまり効果はないと思います。
(見ることで仕事の発注や何やらしてもらうのなら意味がありますが)

それよりは、自分の仕事のその都度の進みや結果が毎日のようにわかる方がやる気が出るのだと思います。

 

仕事をしていても、「自分が頑張ったところであの人(上司)の成果になるしな〜」と思ってだらけてしまったり、「周りがやってくれるからいいだろう」と思ったりする人は絶対に出てきます。

それを考えると、自分がやりきった作業ややった作業数、作業による売上が見える方がいいのです。

自分の会社への貢献度を正しく社長が見てくれる、評価されることって一番帰属意識もできると思うんですね。

 

承認欲求をちゃんと満たすことができたら、会社への社員のモチベーションも随分かわるのではないでしょうか?

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