忙しいことを理由に『必要だけど急ぎではない業務』を放置するな

秋のみな実です。

この間、仕事のために実際の会社のオフィスにお邪魔したんですけども、仕事が散乱していて、どれをやったのか、どれができていないのか、かなりカオスでした。

これは、業務のシステム化だけではなく、業務のコンサルが必要ではないのか?というレベルにまで達していましたので、今後の業務を整理することも含めて話が必要です。

 

コンサルを入れるのかは、とりあえず後回ししますけど、とりあえず仕事が回っているからという理由や、今やっている仕事を止められないからという理由で、自分の回している業務の管理を放置していると、

  • 仕事がわかっている人がそもそもいない
  • 全部自分が指示を出さなければいけない
  • 従業員にイライラする
  • スケジュールが被って業務が時間内に終わらない

 

零細企業や小企業ではかなりよくある話かと思いますが、ここで仕事のルーティーンや作業の進め方、スケジュールの可視化などができないと、結局誰かがしわ寄せ食らって疲れて辞めてしまったり、お客さん側が困ってしまうことになりかねません。

 

業務の断捨離

 

業務を効率よく回そうと思ったら、当たり前ですが、「必要だ!」と思うことを全部完璧にこなすというのは難しいと思った方がいいです。

「必要かどうか?」だけで業務量を判断すると、なんでもかんでもやってしまいたくなりますし、代替できる作業でも全部1からやってしまいたくなるので効率的ではありません。

 

なので、『作業準備・作業中・作業後にどんな情報があればいいのか』を考えて必要な作業なのかどうかを決めるといいでしょう。

最後案件資料をファイリングしたいという希望があったとしても、その作業中に紙に書く作業が手間なのであれば、紙はやめてパソコンやパッドで管理し、その後印刷でいいと思います。

欲しい情報をいつでも見れるようにするためには、入力するシステムや書き込みする場所は1箇所でないと抜けが発生しやすくなります。

 

業務の効率化をするためには、情報が集まる場所は一箇所であることが一番です。

 

業務の優先順位

 

業務を行う上で優先順位はよく言われることだと思います。

優先順位については業務に慣れれば覚えますし、優先順位が明確に存在しているならその通り書いて覚えてもらえばいいと思います。

 

でも、優先順位として同じ優先度の時はどうすればいいでしょうか?

誰か頼める人がいれば、お願いして早くやってもらうこともできますが、そうでない場合やはりどちらかを先にやって、後からやることになってしまいますね。

それができないなら無茶に作業をいれない方がいいということです。

 

その作業が重なる原因が自分のミスならやむを得ませんが、あらかじめわかる範囲であればできるだけ重ならないように対処は必要になるでしょう。

 

業務の整理

 

業務が明確になり、優先順位も明確になれば整理します。

業務の整理は、ルーティーン化を考えます。

 

・何日にはこの作業をします。
・何時にはこの作業をします。

という分かりやすさが大事です。

毎日のルーティーンができなくても、作業時間を固定できるものについてはどんどん固定してしまって、残り時間が算出できるようにしておきます。

そうすることで、予定を決めやすくなりますし、作業が重ならなくなるのでおすすめです。

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