日頃の業務の手放しが難しい?会社を自動で動かす方法

独立準備中のみな実です。

若干机上の空論感がありますが、中小企業の会社の方向けに日常業務の効率化の話を書いてみたいと思います。

まあ勿論、経験込みの話なので、役に立つと思います。

 

中小企業の業務効率化の問題

 

ITでシステム化を進めたい、業務を楽にしたい、ある程度手放しで仕事が進むようになってほしい…など思う中小企業の社長さまは多いかと思います。

多分まだシステム化なんて要らないと思っている方でも、
人数が増えてきて人件費もかかるようになってきて、更に人数が増えた分コミュニケーションや作業状況などの連携が上手くいかない…と悩む方も多いはずです。

 

今、ご相談頂いている10数人規模の会社さんからの相談で、

「業務を完全に理解しているのが社長の自分1人で、次のタスクが社員のみでは分からないため、自分が指示を出したり、社員が自分(社長)にやるべきことを確認してくる」

という話がありました。

「そういう事なら、やはりシステムを導入してパソコンが指示を出したり、社員が自分で仕事を見つけたり、理解できるようにしなければ時間が足りないですね」

と話が進みましたが、
そもそも業務そもそもの流れを把握できているのは社長さまだけの可能性があるのでは?という疑念も出てきました。

 

社員がいる社長さまのするべき仕事は何でしょうか?

 

 

仕事の全体像を社員に理解してもらう

 

そもそも小規模人数からお店などを始められた場合、
最初は社長さま本人が指示を出して進めることになるでしょう。

それかリーダーとなりうる人が辞めてしまったなどもあり得ます。

リーダーがいなくなった時何が困るかというと、
社員が分担していた作業の状況を把握する人がまずいないことです。

社員は指示だけ出されたり、自分の担当箇所の作業しか分からないため、報告して返事をもらう人がいないと自分のするべき作業がわかりません。

指示を毎回出されていた人がいきなり自分で作業しろと言ってもできないのは、全体像が掴めていないせいです。

だからこそ全体像を見せて自分の作業には何が必要なのかを理解してもらいます。

そして、システム化することで
報告をグループウェアやシステムにしてもらい、
経営者は状況を把握。社員は次の作業を見つけます。

詳細はマニュアル化

 

 

業務での役割を社員が理解出来るようになったら、具体的な作業をすることになりますね。

作業といっても、既に色々してもらっているはずなので今更教えることは無い!と言い切れるのであれば、
多分いちいち社長さま本人が指示をしたり、質問をことある毎に受けなくて済むでしょう。

それができていないのは、マニュアル化が足りていない証拠です。

 

特にお客様対応については一番マニュアル化しにくいところですが、
まず業務が安定してこなせないことには、細やかな気遣いもできません。

業務すらまともにこなせないのに、気遣いや細やかさを求めても、ただの我流の気づかいですね。

それだと社員全員それぞれがバラバラの対応をすることになるので、人によって対応が雲泥の差になることも考えると、業務をしっかり把握してもらい、対応を安定させる方がいいと思います。

 

それ以外の書類作成や手続き、作業順序などを質問されている場合は特にマニュアル化が足りていない証拠。

 

「やり方忘れたな・・・聞くか!」

という思考になってしまう社員がいると、ずっと頼られることになるので注意しなければいけませんね。

 

 

イメージは、レールを用意してあげること

 

何をするべきか分からない、誰かに聞かないと分からない。

それを繰り返していると、聞く方も聞かれる方も疲れます。

 

今でも多いとは思うのですが、上司から「メモを取れ!」みたいなことやった経験ありますよね。

私はメモも取らず怒られたことがありますが、絶対忘れるからメモした方が良いことはよく分かります。

 

ある程度慣れて来たら、そのメモすら要らなくなることも多々ありますが、

もっと良いのは、あのメモを用意しておいて上げることですよ。

 

毎回同じ説明を上司がしなきゃいけないわけですよね。時間も無駄ですよね。

ただでさえやることが多いのにも関わらず、メモ取らせる暇有るなら次のことしようよ!って思います。

 

業務内容によっては例外が多発することも多いと思います。

それを紙のマニュアルで対応するのは難しい部分が多いと思うので、

そこをデジタルにシステム化することは価値があるのではないでしょうか?

 

紙では説明仕切れないことも、デジタルで仕組みを作ってしまえば、必要なことを補填してくれますし、どんどん業務改善するべきところもわかりやすくなって来ます。

 

 

まずは欲しいシステムの要件を考えよう

 

システム開発をするに当たっては、まず要件定義という事をします。

欲しいものを注文する具体的な内容です。

あの一時期流行った「引き寄せの法則」では、「具体的に詳細に(神様?宇宙?)に注文をしてください」というものがあります。

具体的に書いたり、言ったりしないと欲しいものを作れません。

 

でも、それがなかなか、どんなものがあれば会社の改善になるのか、システム化して役に立つのか分からないことが多いです。

ただ漠然と「社員の動きがわかるようにしたい・・・」であったり、「一日の作業量が知りたい」だとかそういう思いが多いでしょう。

 

そういう人は、要件定義する時に「今改善したいことは何なのか?」を問い直してください。

 

「ミスを減らしたい」

「何をしているのかが分からない」

「お客様の対応を改善したい」

「よりお客様へいろんな自社のサービスを受けてもらいたい」

「勤務時間を短縮したい」

「自分(社長)の仕事を減らしたい」などです。

 

ちなみに、そういった要件定義のみを行ってくれる会社もありますので、調べてみてくださいw

(ちゃんと調べられていないので、また更新します)

 

 

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